Fin de mission BAJ : relevé, contrôle, décharge ou retrait, arriérés et TVA

Ces outils n'apparaissent que si l'interrupteur « Aide juridique sans facturation » est allumé dans l'espace du dossier. Ils se trouvent dans l'onglet « Aide juridique » du dossier BAJ et dans la section « Aide juridique » (voir « La section Aide juridique : désignations, à encoder, clôtures et paiements »). Rien n'est envoyé au BAJ : Diligence prépare les textes, vous les déposez.

Dates et rappels du dossier

• Dans « Demande au BAJ », indiquez la date « Demande faite le » et « Première prestation le » : la carte « Échéances » suit la demande au BAJ, un mois après la première prestation (« rappel, sans source officielle »), avec « Marquer accomplie ».
• « Justificatifs de revenus » signale une pièce de plus de deux mois, à renouveler.
• Les échéances suivent aussi la « Prescription de cinq ans » et, en jeunesse et pour les malades mentaux, le « Rapport annuel ».
• La carte « Fin de mission » donne le résumé des prestations, le relevé (PDF et texte) et le « Rapport final » : « Marquer déposé » une fois le rapport déposé, même sur un dossier clos, sans le rouvrir. Le paiement est alors attendu sur la liste du 1er février ou du 1er juillet.

Le relevé de fin de mission

1. Cliquez sur « Ouvrir le relevé » (carte « Fin de mission » du dossier, ou « Clôtures et rapports »).
2. Le « Relevé de fin de mission » liste les prestations à recopier (date, code, libellé, points), les déplacements « Pour mémoire », le « Total retenu » et les « Sommes perçues ». Le « Relevé des heures » (temps saisi sur le dossier) y est joint pour une demande de majoration ; il ne donne lieu à aucune facture.
3. Cliquez sur « Copier le texte » pour coller le relevé dans LAO ou la BJB-module, ou sur « Télécharger le PDF ».

Tant qu'une prestation n'a pas de code, « Le relevé n'est pas prêt » : elle ne figurerait pas dans le texte. Choisissez son code dans « À encoder » ou dans l'onglet du dossier.

Demande de majoration

Quand vos prestations dépassent de plus de 100 % les points de la nomenclature, le relevé propose la « Demande de majoration » : une lettre qui reprend la nomenclature, les heures prestées et la désignation. « Copier la lettre » la met dans le presse-papiers ; « Ajouter la demande au PDF du relevé » la joint au PDF. Le dépassement n'est pas calculé : vérifiez-le avant d'envoyer. Sans temps saisi sur le dossier, « Saisissez d'abord votre temps » vous y invite.

Contrôle et urgence

Le bloc « Contrôle et urgence » de l'onglet « Aide juridique » crée les échéances du contrôle, visibles dans Ma journée :

• « Aide accordée en urgence » : « Produire les pièces au BAJ (aide provisoire) avant le … », de rigueur ; le BAJ fixe ce délai à 15 jours au plus et, sans les pièces dans le délai, l'aide prend fin de plein droit (art. 508/14 C. jud.). Quand les pièces de revenus attendues sont reçues, Diligence propose de marquer l'échéance comme faite.
• « Correction du contrôleur reçue » : « Répondre à la correction du contrôleur avant le … », d'après le « Délai indiqué (jours) » ; sans réponse, la correction est acceptée (art. 3 de l'AR du 20 décembre 1999).
• « Décision du BAJ notifiée » : pour un barreau francophone, « Recours à la commission (C.R.R.P.) avant le … », 15 jours après la notification ; un recours reporte le dossier d'au moins un an. Côté flamand, la décision se conteste par arbitrage : aucune date n'est calculée.
• La date du recours dépend de la communauté : choisissez d'abord le barreau du dossier.

Indemnité de procédure perçue après le rapport

Une indemnité de procédure enregistrée dans « Sommes perçues » après le dépôt du rapport de clôture est signalée : « Informez-en le BAJ ». « Préparer la déclaration au BAJ » prépare le texte, une lettre à relire pour un barreau francophone ou d'après le formulaire type de l'OVB pour un barreau flamand ; le montant et les dates viennent des sommes perçues et du rapport déposé.

Requêtes au BAJ : décharge et retrait de l'aide

1. Dans l'onglet « Aide juridique » du dossier, section « Requêtes au BAJ », cliquez sur « Demander une décharge », « Demander le retrait de l'aide » ou « Situation du client changée… ».
2. Choisissez le « Motif » (sa source s'affiche) et, si vous le souhaitez, une « Motivation » : elle est reprise en termes généraux, sans violer le secret professionnel. Cliquez sur « Enregistrer la requête ».
3. La « Requête préremplie » s'ouvre, en français ou en néerlandais selon le bureau : complétez les champs surlignés, puis « Copier le texte » ou « Imprimer », et déposez-la au BAJ.
4. Cliquez sur « Déposée le… » pour noter la date de dépôt, puis « Enregistrer la décision » : « Accordée » ou « Refusée », avec sa date.

• Décharge : vous restez en charge jusqu'à la décision ; il n'y a pas de nouvelle désignation automatique. Accordée, Diligence propose « Clôturer le dossier » avec le motif « dessaisissement » ; la clôture déclenche le relevé de fin de mission.
• Retrait de l'aide (art. 508/18 C. jud.) : à demander dès que le client n'y a plus droit. Après « Situation du client changée… », les prestations postérieures sont marquées comme non payées tant que le retrait n'est pas demandé. Le retrait vaut pour toutes les désignations du client : ses autres dossiers BAJ ouverts sont listés, sans requête créée pour eux.
• Retrait accordé : le client dispose d'un mois pour un recours, pendant lequel vous restez en charge.
• En aide partielle, « Contribution à recevoir avant le » crée un rappel qui s'arrête dès que la somme est saisie ; en retard, « Demander la décharge (contribution non payée) » prépare la requête.

Renonciation du client à l'aide juridique

Sur un dossier qui n'est pas BAJ, l'onglet « Argent » propose « Renonciation à l'aide juridique » : le client était éligible et y renonce pour être suivi en honoraires. « Préparer l'écrit » prépare l'« Écrit de renonciation », non équivoque, à faire signer avant le mandat ; notez ensuite la date « Signée le ». L'écrit reste consultable au dossier.

Fiscalité de fin d'année

L'onglet « Paiements » de la section « Aide juridique » totalise ce qui est « Encaissé en » l'année : les indemnités BAJ reçues, dont celles pour des désignations de plus de douze mois.

• Arriérés : les indemnités pour des désignations de plus de douze mois peuvent être imposées distinctement comme arriérés (art. 171, 6° CIR 92), à confirmer avec votre comptable.
• « Exporter la ventilation (CSV) » donne, par dossier, la désignation et les dates de première et de dernière prestation. Sans paiement reçu dans l'année, la ventilation s'exportera dès le premier virement enregistré.
• TVA : les indemnités BAJ sont au taux de 0 % (circulaire 47/2013, n° 28) et ne sont reprises dans aucune grille. « Ouvrir le rapport TVA » mène au rapport, qui le rappelle.

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