Une tâche est un travail à faire, avec un responsable et, si vous le voulez, une date limite. Elle se range dans un dossier ou reste libre, et peut se rattacher à une échéance pour décomposer les étapes qui permettent de la tenir.
Créer une tâche
- Dans l'onglet « Tâches » d'un dossier, ou dans « Mes tâches » sur Ma journée, cliquez sur « Nouvelle tâche ».
- Saisissez le titre (par exemple « Relire les conclusions »).
- Choisissez la personne dans « Assignée à », une « Date limite » et une « Priorité » : basse, normale ou haute. Sans choix, la tâche vous est assignée avec la priorité normale.
- Facultatif : rattachez une « Échéance liée » du dossier. Depuis Ma journée, indiquez le « Dossier (facultatif) » ; sans dossier, choisissez l'« Espace » de la tâche.
- Cliquez sur « Ajouter la tâche ».
Quand vous confiez une tâche à un collègue, il reçoit une notification. L'assigné doit être membre de l'espace. Une tâche se modifie ou se supprime depuis sa ligne.
Appliquer une liste type
Pour les tâches qui reviennent à chaque dossier (par exemple l'ouverture d'un dossier contentieux), préparez une liste type une fois, puis appliquez-la en un geste.
- Dans « Réglages », ouvrez votre espace puis l'onglet « Listes de tâches », et cliquez sur « Nouvelle liste ».
- Donnez un « Nom » et, si vous voulez, une « Matière (facultatif) » : elle sert à proposer la liste en premier sur les dossiers de cette matière, jamais à l'appliquer seule. Cliquez sur « Créer la liste ».
- Sélectionnez la liste puis cliquez sur « Ajouter une ligne » pour chaque tâche : « Titre », « Priorité », « Décalage (jours) » (J+n après l'application, en jours calendaires ; vide : sans date) et « Sous-étapes » (une par ligne, 30 au plus). Les flèches « Monter » et « Descendre » changent l'ordre.
- Dans l'onglet « Tâches » du dossier, cliquez sur « Appliquer une liste type », puis sur « Appliquer » en face de la liste. Les listes de la matière du dossier passent en premier.
Les tâches sont assignées au responsable du dossier, à défaut à vous. Leur date limite est celle du jour plus le décalage de chaque ligne. Le collègue à qui elles reviennent reçoit une seule notification pour toute la liste (« … vous a confié 6 tâches »), et aucune si c'est vous. Il en va de même pour les tâches créées en appliquant un modèle de dossier. « Renommer » et « Supprimer la liste » se trouvent dans les réglages ; supprimer une liste ne touche pas aux tâches déjà créées sur les dossiers.
Suivre l'avancement
- Cochez la case de la tâche pour la marquer faite ; décochez-la pour la rouvrir.
- « Ajouter des sous-étapes » : découpez la tâche en étapes cochables. Le compteur « Sous-étapes · 2/5 » indique combien sont faites.
- Une tâche dont la date limite est passée porte l'étiquette « En retard ». Une tâche datée du jour n'est pas encore en retard.
- Les tâches non faites passent d'abord, celles en retard en tête, puis par date limite ; les tâches faites suivent.
Diligence vous rappelle les tâches qui vous sont confiées. Le jour de la date limite, la cloche affiche « Tâche à faire aujourd'hui » ; le lendemain, si la tâche n'est pas cochée, « Tâche en retard ». Chaque rappel ne part qu'une fois pour une date limite donnée : si vous repoussez la date, vous serez rappelé pour la nouvelle. Le rappel de retard n'est envoyé que dans les 7 jours qui suivent la date limite. Rien ne part pour une tâche faite, sans date limite ou sans personne assignée.
Le récapitulatif du matin, si vous l'avez activé dans votre profil, liste aussi vos tâches du jour et en retard, sous « Tâches du jour et en retard ». Sauf si l'option « Noms des dossiers dans les e-mails d'alerte » de l'espace est cochée, le titre de la tâche et le nom du dossier n'y figurent pas : la ligne indique « Tâche » et la référence du dossier.
« Mes tâches », sur Ma journée, réunit les tâches qui vous sont confiées dans les espaces affichés. Un clic sur une tâche rattachée à un dossier ouvre l'onglet « Tâches » de ce dossier.
Transformer une tâche faite en prestation
- Marquez la tâche comme faite. Elle doit être rattachée à un dossier.
- Cliquez sur « Créer la prestation ».
- Le formulaire « Nouvelle prestation » s'ouvre : la date est celle de la fin de la tâche, la description reprend le titre et les sous-étapes faites. Relisez-la, corrigez-la si besoin : elle apparaît sur la facture.
- Complétez le reste du formulaire puis cliquez sur « Enregistrer la prestation ».
La tâche affiche alors « Prestation créée » et le lien « Voir dans Temps ». Une tâche ne donne qu'une seule prestation.