Conditions générales d'utilisation et de service

1. Objet

Les présentes conditions régissent l'utilisation de Diligence, logiciel en ligne de gestion de cabinet destiné aux avocats, édité par [Dénomination de la société], [Forme juridique], numéro d'entreprise [0000.000.000] (« l'éditeur »).

En créant un compte, vous acceptez ces conditions, la politique de confidentialité et le contrat de sous-traitance, qui en fait partie intégrante. Le service est réservé aux professionnels : avocats, avocats stagiaires, cabinets et leur personnel.

2. Définitions

• Espace : ensemble cloisonné de dossiers, contacts, prestations, factures et documents, appartenant à un titulaire.
• Espace cabinet : espace d'un cabinet, d'une association ou d'un groupement, dont les membres sont invités par ses associés.
• Espace personnel : espace d'un avocat pour sa clientèle propre, dont il est seul titulaire.
• Membre : utilisateur ayant accès à un espace, avec un rôle qui détermine ce qu'il peut y faire.
• Données : toutes les informations enregistrées dans un espace, y compris les documents.

3. Votre compte

Chaque compte est personnel. Vous vous engagez à fournir des informations exactes, à garder votre mot de passe secret et à ne pas partager votre accès.

Nous vous recommandons vivement d'activer la double authentification. Si vous soupçonnez une utilisation de votre compte par un tiers, changez votre mot de passe et prévenez-nous sans délai à securite@exemple.be.

4. Espaces et propriété des données

Votre clientèle propre vous appartient. C'est le principe sur lequel Diligence est construit.

• Les données d'un espace appartiennent à son titulaire : au cabinet pour l'espace cabinet, à l'avocat pour son espace personnel.
• Aucun membre d'un espace ne peut consulter un autre espace dont il n'est pas membre, quel que soit son rôle ailleurs. Un associé du cabinet n'a aucun accès à l'espace personnel d'un collaborateur.
• Lorsqu'une collaboration prend fin, le cabinet retire l'avocat de son espace : le cabinet conserve ses dossiers et les prestations qui y ont été enregistrées, l'avocat conserve son espace personnel, intact, avec son propre accès.
• L'éditeur ne transfère jamais de données d'un espace à un autre et n'acquiert aucun droit sur vos données. Il ne les utilise que pour vous fournir le service.

5. Abonnement et prix

Les formules et les prix sont communiqués avant toute souscription et figurent sur la facture. L'abonnement est payable à l'avance pour la période choisie. Toute modification de prix vous est annoncée au moins 30 jours à l'avance et ne s'applique qu'à la période suivante ; vous pouvez résilier avant son entrée en vigueur.

6. Disponibilité

L'éditeur met tout en œuvre pour que le service soit accessible en permanence, sous réserve des opérations de maintenance et des événements qui échappent à son contrôle. Il s'agit d'une obligation de moyens.

Les maintenances prévisibles sont réalisées en dehors des heures de bureau et annoncées à l'avance lorsqu'elles peuvent interrompre le service.

7. Sauvegardes

Les données sont sauvegardées automatiquement chaque jour, dans l'Union européenne. En cas d'incident, l'éditeur restaure la dernière sauvegarde disponible. Les sauvegardes servent à la continuité du service et ne constituent pas un archivage à la demande : pour conserver une copie à une date précise, utilisez l'export.

8. Réversibilité et export

Un associé peut exporter à tout moment l'intégralité des données de son espace, en tableaux lisibles par tout tableur, sans frais et sans intervention de l'éditeur. Les pièces et les factures restent téléchargeables une à une depuis l'application ; sur demande, l'éditeur vous les remet en une seule archive.

À la fin du contrat, vous disposez de 30 jours pour exporter vos données. Elles sont ensuite effacées définitivement, sauvegardes comprises, dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale de conservation.

9. Secret professionnel et confidentialité

L'éditeur sait que les données que vous lui confiez sont couvertes par le secret professionnel de l'avocat. En conséquence :

• son personnel et ses prestataires sont tenus à une obligation de confidentialité écrite ;
• personne chez l'éditeur ne consulte le contenu d'un espace, sauf à votre demande expresse, pour la durée et dans la mesure nécessaires à l'assistance demandée ;
• les alertes envoyées par e-mail désignent le dossier par sa référence ; son intitulé n'y figure que si l'espace l'autorise ;
• si une autorité demande l'accès à vos données, l'éditeur vous en informe immédiatement, sauf interdiction légale, et ne communique que ce qu'il est légalement tenu de communiquer.

10. Votre utilisation du service

Vous utilisez le service conformément à la loi et à vos règles déontologiques. Vous restez seul responsable des données que vous enregistrez et des actes posés pour vos clients.

Délais de procédure. Le calcul des délais est une aide. Il repose sur les règles générales du Code judiciaire et ne peut tenir compte de toutes les dispositions particulières ni des circonstances propres au dossier. Il appartient à l'avocat de vérifier chaque délai au regard du texte applicable.

11. Responsabilité

L'éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Il n'est pas responsable des dommages indirects, tels que la perte de clientèle ou de chiffre d'affaires, ni des conséquences d'une utilisation non conforme du service.

Sa responsabilité est limitée, toutes causes confondues, au montant payé pour le service au cours des douze mois qui précèdent le fait générateur. Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol, de faute intentionnelle ou d'atteinte à l'intégrité physique.

12. Propriété intellectuelle

Le logiciel, sa présentation et la marque Diligence restent la propriété de l'éditeur. L'abonnement vous confère un droit d'utilisation personnel et non transférable pour la durée du contrat. Les modèles d'actes que vous importez et les documents que vous produisez restent les vôtres.

13. Durée et résiliation

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée. Vous pouvez y mettre fin à tout moment, sans préavis, par simple e-mail adressé à contact@exemple.be.

L'éditeur peut y mettre fin moyennant un préavis de 3 mois, ou sans préavis en cas de manquement grave non corrigé dans les 15 jours d'une mise en demeure. Dans tous les cas, l'article 8 sur l'export s'applique.

14. Modification des conditions

Toute modification de ces conditions vous est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Si vous la refusez, vous pouvez résilier sans frais avant cette date.

15. Droit applicable et tribunaux compétents

Les présentes conditions sont soumises au droit belge. Tout litige relatif à leur formation, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, après une tentative de règlement amiable.