De la demande acceptée à la convention signée

L'accueil enchaîné relie trois moments que vous faisiez à la main : accepter une demande reçue par le formulaire d'accueil, préparer la convention d'honoraires et la demande de provision, puis les envoyer au client. Rien de ce que le demandeur a déjà indiqué (nom, prénom, e‑mail, téléphone, adresse, numéro d'entreprise, partie adverse, matière) ne vous est redemandé, ni à lui.

Allumer l'accueil enchaîné

1. Ouvrez Réglages › Espaces, choisissez l'espace, puis l'onglet « Formulaire d'accueil ».
2. Dans la carte « Accueil enchaîné », cochez « Préparer convention et provision à l'acceptation ».
3. Indiquez si vous le souhaitez une « Provision par défaut (HTVA) » : le montant TVA comprise s'affiche dessous. Laissé vide, le montant est à saisir pour chaque dossier.
4. Cliquez sur « Enregistrer ». Seul un associé peut changer ce réglage ; il est éteint par défaut.

Accepter et préparer l'envoi

Sur la demande, le bouton devient « Accepter et préparer l'envoi ». Le contrôle des conflits d'intérêts reste le même : un conflit signalé bloque la préparation tant que vous n'avez pas coché « Ignorer le conflit signalé » et indiqué le motif. Une fois acceptée, la demande crée la fiche du client et celle de la partie adverse, un dossier « En attente de signature » au taux horaire de l'espace, la convention d'honoraires (modèle de l'espace) et un brouillon de demande de provision. Rien ne part encore au client.

La préparation attend dans la boîte « À valider », filtre « Autres », sous le titre « Envoi au client à valider ». « Relire et envoyer » ouvre le récapitulatif ; « Écarter » retire la ligne sans toucher au dossier. Si la boîte « À valider » n'est pas allumée pour l'espace, l'acceptation ouvre directement le récapitulatif.

Un seul envoi

Le récapitulatif « Ce qui part au client » montre trois lignes : la convention, l'identification et la provision. Vous pouvez encore corriger la convention ou la provision aux étapes précédentes, et modifier le message. « Envoyer au client » envoie un seul e‑mail.

• Signature électronique allumée (et portail client) : la convention se signe en ligne dans l'espace client, l'e‑mail donne l'adresse à taper. La provision est annoncée mais pas émise.
• Signature électronique éteinte : comme avant, la convention part en PDF à signer, la demande de provision est émise, numérotée et jointe. Vous confirmez avant l'envoi, car l'émission ne s'annule pas.
• Identification : un lien personnel si l'identification électronique est allumée, sinon la liste des pièces à apporter au premier rendez-vous. Rien si le client est déjà identifié.

À la signature

Dès que le client signe en ligne, le dossier passe « Ouvert ». La demande de provision est alors émise au nom de l'avocat qui a cliqué sur « Envoyer au client » (s'il est toujours membre de l'espace), puis envoyée au client avec l'adresse de son espace client. Le taux de la convention s'applique aux prestations du dossier. Sans signature électronique, cliquez sur « Convention signée reçue » sur la fiche du dossier quand la convention papier revient.

Tant que la convention n'est pas signée, le client reçoit une relance 3, 7 et 14 jours après l'envoi, comme pour les pièces attendues. La fiche du dossier indique la date de la prochaine relance. Après 30 jours, la demande de signature expire : le dossier reste en attente et « Renvoyer au client » prépare un nouvel envoi.

Sans montant de provision, rien n'est émis à la signature : la fiche du dossier affiche « Indiquer la provision ».

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