Bibliothèque de clauses : réutiliser vos passages types

Une clause est un passage que vous réécrivez d'un acte à l'autre : préavis, force majeure, clause pénale. Elle a un titre, une matière, une langue (FR ou NL) et des mots-clés, et s'écrit avec les mêmes champs que les modèles, comme [Nom du client] ou [Référence du dossier]. Elle est partagée par tous les membres de l'espace.

Activer la bibliothèque

Un associé l'active pour l'espace, avec « Activer » sur la carte « Bibliothèque de clauses ». L'onglet « Clauses » apparaît alors dans Documents, à côté des modèles d'actes.

Ajouter et retrouver une clause

1. Dans Documents, onglet « Clauses », cliquez sur « Nouvelle clause ». Donnez un titre, une matière, la langue, des mots-clés séparés par des virgules, puis le texte.
2. Ou, dans un projet d'acte, sélectionnez un passage et cliquez sur « Enregistrer comme clause » : le passage est repris tel quel, à vous de remplacer les noms du dossier par des champs.
3. Pour retrouver une clause, tapez un mot du titre, du texte ou des mots-clés, et filtrez par matière ou par langue. Les accents et les majuscules sont ignorés.

Insérer une clause

• Projet d'acte en texte : placez le curseur, cliquez sur « Insérer une clause », choisissez-la puis « Insérer ». Elle arrive remplie avec les données du dossier, dans son propre paragraphe.
• Courrier écrit depuis le dossier (« Écrire ») : même bouton au-dessus du texte du courrier ; les champs du destinataire suivent le destinataire choisi.
• Projet Word : « Copier une clause » met le texte rempli dans le presse-papiers ; collez-le dans Word.

Un champ que le dossier ne remplit pas reste entre crochets, et Diligence vous dit lesquels compléter. Une clause modifiée ou supprimée ne change pas les projets et courriers où elle a déjà été insérée. Une clause ne dépasse pas 20 000 caractères ni 20 mots-clés.

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