L'assistant : demander, saisir en une phrase, retrouver un dossier

Quand l'IA est activée dans au moins un de vos espaces, le bouton « Assistant » apparaît en bas à droite de chaque écran. Il ouvre une seule conversation, qui vous suit d'un écran à l'autre. Écrivez comme vous parleriez à votre secrétaire : l'assistant prépare, vous validez.

1. Cliquez sur « Assistant », en bas à droite.
2. Choisissez une des idées proposées, ou tapez votre demande dans le champ « Votre demande, avec vos mots… ».
3. Appuyez sur Entrée (Maj + Entrée pour aller à la ligne) ou cliquez sur « Envoyer ».

Les idées changent selon l'écran. Dans un dossier : « Fais le point sur ce dossier », « Prépare un e‑mail au client », « J'ai passé 1h sur ce dossier : » et « Comment ajouter une échéance ? ». Ailleurs : « Retrouve le dossier de », « Comment préparer une facture ? » et « Comment inviter une collaboratrice ? ».

Depuis la recherche (⌘ K, ou Ctrl K sous Windows), tapez au moins trois caractères : la dernière ligne, « Demander à l'assistant : « … » », envoie votre texte à l'assistant. La saisie rapide sans IA reste proposée en premier.

Demander comment faire

Posez une question sur l'usage de Diligence. L'assistant répond d'après les articles publiés de ce centre d'aide et les cite sous la réponse (« D'après : … »). Selon la question, il propose « Ouvrir l'écran » qui mène au bon endroit, ou un bouton portant le nom de l'action (« Créer le dossier », « Préparer le rendez-vous », « Calculer le délai »…), qui ouvre le formulaire prérempli : « Formulaire ouvert : vérifiez-le avant d'enregistrer. »

Il ne répond qu'aux questions sur Diligence : une question de droit est déclinée, et ce que Diligence ne fait pas reçoit « Diligence ne le fait pas encore. » plutôt qu'une procédure inventée.

Saisir en une phrase

Écrivez par exemple « 1h30 conclusions dossier Dupont ». L'assistant reconnaît une prestation, une note ou une échéance, retrouve le dossier cité et ouvre dans la conversation un « Brouillon à valider » : « Brouillon prérempli : rien n'est enregistré avant que vous validiez. » Relisez la durée, le libellé ou la date, puis enregistrez.

• Plusieurs dossiers correspondent au nom cité : « Plusieurs dossiers correspondent. Lequel ? », choisissez-le dans la liste.
• Aucun dossier n'est cité et vous n'êtes pas dans un dossier : « Ouvrez d'abord le dossier concerné, ou citez son nom. »
• Depuis un dossier ouvert, inutile de le nommer : « J'ai passé 1h sur ce dossier : rédaction des conclusions » suffit.

Retrouver un dossier en le décrivant

Commencez par « Retrouve le dossier de » et décrivez ce dont vous vous souvenez : matière, lieu, partie, année, un détail d'une note ou d'une pièce. L'assistant cherche dans les espaces où l'IA est activée, dossiers clôturés compris, et propose jusqu'à cinq dossiers. Pour chacun : la référence, le statut (« En cours », « En attente » ou « Clôturé »), l'espace, la raison en une phrase et un lien « Source : » vers la fiche, les parties, la note, la pièce ou la prestation qui la justifie.

Si rien ne correspond vraiment, l'assistant le dit : « Aucun dossier ne correspond. Essayez avec d'autres éléments : matière, lieu, partie, année. » Il ne propose jamais un dossier au hasard.

L'assistant ne fait rien à votre place : il n'invente ni montant, ni délai, ni dossier, et n'enregistre rien sans votre validation. Il n'apparaît que dans les espaces où l'IA est activée (voir « Activer l'IA dans un espace »).

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