Dossiers, procédure et délaisAutres guides de cette rubrique
- Calculer un délai et recevoir les rappels
- Suivre la prescription d'une action
- Calendrier de procédure (art. 747 C. jud.) : toutes les échéances en une fois
- Les notes et l'activité d'un dossier : tout l'historique au même endroit
- Dossiers BAJ : préparer l'encodage dans LAO ou la BJB-module
- Les outils de calcul gratuits : délais, intérêts, indemnité, recouvrement, numéros
- Ouvrir un dossier, ajouter les parties et vérifier les conflits
- La fiche du dossier : procédure, faits, phases et passation
- Restreindre un dossier et exclure un membre (muraille de Chine)
- Sous-dossiers : facturer plusieurs dossiers ensemble
- Dossiers en série : une réclamation en masse
- Modèles de dossier : démarrer avec les bons classeurs et tâches
- Champs personnalisés des dossiers et des contacts
- Circuits automatiques : quand un événement arrive, enchaîner les étapes
- Clôturer et archiver un dossier : la liste de contrôle, le motif et la lettre de clôture
Un circuit se lit « Quand… alors… ». Quand un événement arrive au dossier, Diligence exécute ses étapes dans l'ordre : assigner une tâche, notifier, générer un projet depuis un modèle, demander la relecture de ce projet. Chaque étape s'inscrit dans l'activité du dossier.
- Événements : le dossier est créé, il entre dans une phase, son statut change, une attente est reçue, une pièce est ajoutée, une facture du dossier est payée, une échéance approche (à J-n, vérifié chaque matin).
- Destinataires : le responsable du dossier, le membre à l'origine de l'événement, les associés ou un membre choisi.
Créer un circuit
- Ouvrez les réglages de l'espace, section « Dossiers et modèles », bloc « Circuits ». Seul un associé règle les circuits.
- Cliquez sur « Activer » : tant que l'interrupteur est éteint, aucun circuit ne part.
- Cliquez sur « Ajouter un circuit », nommez-le et choisissez l'événement sous « Quand », avec sa précision (une phase, un statut, une attente, un nombre de jours).
- Sous « Alors », ajoutez les étapes : action, intitulé, destinataire. Les flèches changent leur ordre.
- Cochez « Attendre l'accord d'un membre avant cette étape » pour celles qui doivent être validées, puis cliquez sur « Ajouter le circuit ».
Dans le dossier
Un circuit qui attend un geste apparaît dans l'encart « Circuits » de la synthèse du dossier, et le responsable du dossier reçoit une notification. « Valider » exécute l'étape et le circuit continue ; « Refuser » l'arrête là. Pour une étape « projet », « Générer le projet » fusionne le modèle avec le dossier, comme « Nouveau projet », puis ouvre le projet ; l'étape suivante peut en demander la relecture. « Passer » continue sans projet.
Rien d'irréversible ne part seul : un circuit n'envoie, ne facture ni ne dépose jamais rien. Modifier un circuit ne change pas ceux déjà partis ; un même événement ne relance pas un circuit deux fois.
Les déclencheurs du même bloc de réglages proposent une suite que vous acceptez une à une ; un circuit, lui, agit seul. Commencez par un circuit simple, par exemple à la création d'un dossier : assigner la vérification des conflits, puis prévenir les associés.