La page Documents : classer et retrouver les pièces de tous vos dossiers

La page « Documents » du menu rassemble les pièces de tous vos dossiers. Elle a quatre onglets : « Classement », « Pièces récentes », « Modèles d'actes » et, quand l'espace en a, « Clauses ». Les modèles d'actes et les clauses ont leurs propres articles ; celui-ci traite du rangement des pièces.

Classement : chaque dossier est un répertoire

1. Ouvrez « Documents » : l'onglet « Classement » liste vos dossiers, avec leur référence, le nombre de classeurs, le nombre de pièces et la date du dernier ajout. Les plus récemment alimentés viennent en premier.
2. Cherchez un dossier par son nom ou sa référence (« Dossier ou référence »). Les dossiers clos sont cachés : choisissez « Y compris clos » dans le filtre « Dossiers » pour les voir.
3. Cliquez sur un dossier pour l'ouvrir. Le fil d'Ariane (« Tous les dossiers » › le dossier › le classeur) permet de remonter.
4. Cliquez sur « Nouveau classeur », donnez-lui un nom (« Conclusions », « Expertise »…), puis « Créer ». « Créer les classeurs habituels » ajoute d'un coup « Correspondance », « Procédure », « Pièces », « Notes et recherches » et « Facturation ».
5. Glissez vos fichiers dans la zone (« Glissez des pièces ici, ou » « Choisir des fichiers », ou « Photo » depuis un téléphone).

Ranger une pièce

• Glissez une pièce, ou un classeur, sur un autre classeur ou sur le fil d'Ariane ;
• ou cliquez sur l'icône de dossier de la ligne (« Ranger la pièce »), choisissez le « Classeur » (ou « Aucun (racine du dossier) ») puis « Ranger » ;
• les icônes de la ligne permettent aussi de renommer, de télécharger, de comparer avec la version précédente, d'éditer ou de mettre à la corbeille ; plusieurs pièces cochées peuvent être fusionnées.

Pièces récentes

Cet onglet liste les pièces de tous les dossiers, de la plus récente à la plus ancienne, avec le dossier, l'espace et la date d'ajout. La recherche « Nom de la pièce » et les filtres « Dossier » et « Type » (« PDF », « Word », « Image ») aident à retrouver un document ; un clic sur le nom le télécharge, un clic sur le dossier ouvre ses pièces au bon classeur.

Les mêmes classeurs se retrouvent dans l'onglet « Pièces » de chaque dossier : un rangement fait d'un côté est visible de l'autre.

Sur un dossier clos, le classement est en lecture seule : on ne peut plus créer de classeur ni ranger de pièce.

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