Nouveau client : ouvrir un dossier pas à pas, du conflit à la provision

Le parcours « Nouveau client » enchaîne dans l'ordre ce qu'il faut faire à l'arrivée d'un client : vérifier qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts, ouvrir le dossier, identifier le client si la loi anti-blanchiment s'applique, préparer la convention d'honoraires et demander une provision. Vous pouvez quitter le parcours à tout moment et reprendre plus tard.

Le lancer

Cliquez sur « Nouveau client » en haut de la page d'accueil (Journée), ou cherchez « Nouveau client » dans la palette de commandes. Pour ouvrir un dossier pour un client déjà connu sans repasser par tout le parcours, utilisez « Nouveau dossier ».

Étape 1 · Client et partie adverse

1. Dans « Client », choisissez un « Contact existant », ou laissez « Nouveau contact » et indiquez « Personne physique » ou « Société », le nom, le prénom, le « N° d'entreprise » et l'« E‑mail ».
2. Facultatif : renseignez la « Partie adverse » de la même façon.
3. Diligence cherche pendant que vous écrivez ; « Suivant » reste inactif tant que la recherche n'a pas abouti. Un conflit avéré (« Conflit d'intérêts ») bloque le parcours tant que vous n'avez pas coché « Ignorer le conflit signalé » et écrit un motif, consigné au registre. Un conflit possible (« Conflit possible : un nom proche existe ») demande de cocher « Ce n'est pas la même personne » et d'écrire un motif. Le bloc « Contrôle des conflits » résume l'état de chaque partie.
4. Cliquez sur « Suivant ».

Étape 2 · Le dossier

1. Vérifiez l'« Intitulé », proposé d'après le client et la partie adverse (« Dupont c/ Martin »), et modifiez-le au besoin.
2. Si vous avez plusieurs espaces, choisissez l'« Espace » : le choix est obligatoire, pour qu'un dossier personnel n'atterrisse jamais dans l'espace du cabinet.
3. Renseignez la « Matière » et les « Honoraires » : « Au temps passé » (avec un « Taux horaire HTVA (€) », vide pour reprendre celui de l'espace) ou « Au forfait » (« Forfait HTVA (€) »).
4. Cliquez sur « Ouvrir le dossier » : le client et le dossier sont créés.

Étapes 3 à 5 · Identification, convention, provision

• Identification anti-blanchiment : Diligence demande si le dossier entre dans le champ de la loi (opérations immobilières, constitution ou gestion de sociétés, maniement de fonds du client…). « Oui, identifier le client » ouvre le formulaire d'identification, « Non, hors du champ » le note sur le dossier ; vous pouvez revenir sur ce choix.
• Convention d'honoraires : « Générer la convention » produit le document en PDF (pour l'envoi) ou en Word (à retoucher), à partir du modèle « Convention d'honoraires » de l'espace. S'il n'existe pas, « Ajouter le modèle depuis la bibliothèque » l'ajoute. La provision demandée TVAC saisie ici est reprise dans la convention.
• Demande de provision : indiquez le « Montant TVAC (€) » ; Diligence en déduit le montant hors TVA selon le taux de l'espace et prépare une facture de provision. « Préparer la demande » la crée ; « Mettre à jour la demande » la modifie tant qu'elle n'est pas émise.

Dernière étape · Envoi au client

Un récapitulatif liste les pièces jointes (la convention et la demande de provision). Vérifiez le « Destinataire » et le « Message », puis envoyez. Sans e‑mail, « Pas d'e‑mail ? Télécharger les deux documents » permet de les remettre en main propre ou par courrier ; marquez-les ensuite comme envoyés.

L'envoi émet et numérote la facture de provision, ce qui ne peut pas être annulé. Si l'e‑mail ne part pas, la facture reste émise mais rien n'est marqué comme envoyé. « Passer cette étape » et « Terminer plus tard » laissent le dossier ouvert tel quel.

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