Confrères, e-mails et remplacementsAutres guides de cette rubrique
Rédiger
- Dans le dossier, menu « … », cliquez sur « Nouvel e‑mail ». Le bouton « E‑mail » d'une partie, dans la carte « Parties » de la synthèse, ouvre le rédacteur avec son adresse.
- Ajoutez les destinataires dans « À », « Cc » ou « Cci », ou cliquez sur une partie du dossier. L'objet reprend la référence du dossier.
- Dans « Modèle », choisissez un modèle et cliquez sur « Appliquer ». Quatre modèles sont fournis : « Accusé de réception », « Demande de pièces », « Envoi de conclusions » et « Rappel d'honoraires ».
- Le panneau « Contexte du dossier » montre les parties, les échéances, les dernières notes et les derniers e‑mails. « Insérer un champ du dossier » ajoute une valeur (client, n° de rôle, prochaine audience, solde dû…) là où vous écrivez.
- Cochez ou glissez les pièces du dossier à joindre. « Aperçu » montre le message tel que le destinataire le verra.
Le brouillon s'enregistre tout seul et se reprend depuis le bloc « E‑mails » de la synthèse du dossier, avec « Reprendre ».
Envoyer
- « Envoyer » : le message part par Diligence à votre nom. Les réponses vont à votre adresse, et vous êtes en copie cachée. L'e‑mail est classé en PDF dans le classeur « Correspondance » s'il existe, et une prestation « E‑mail » est ajoutée si votre catalogue en a une.
- « Ouvrir dans Outlook » télécharge le message, pièces comprises, à ouvrir et envoyer depuis Outlook. « Compter une prestation E‑mail » ajoute alors la prestation.
- « Ouvrir dans une autre messagerie » ouvre votre messagerie habituelle avec le texte, sans pièces jointes.
Dans Réglages › « Profil », « Ma messagerie » choisit le bouton proposé en premier (« Diligence (envoi direct) » ou « Outlook »), et « Signature des e‑mails » votre signature. Sans signature, Diligence reprend votre nom, votre barreau et le cabinet.
Vos modèles
Les modèles de l'espace se gèrent dans Réglages, rubrique « Modèles d'e‑mail ». Depuis un e‑mail envoyé, « Enregistrer comme modèle » repère les données du dossier dans le texte et propose de les remplacer par des champs : acceptez ou refusez chaque proposition, nommez le modèle et choisissez s'il reste personnel ou est partagé avec l'espace.
Envoi par Diligence : 10 Mo de pièces au total. Seules les pièces du dossier se joignent. Les e‑mails reçus ne sont pas importés, et un message ouvert dans Outlook n'est pas suivi comme envoyé. Un modèle partagé ne garde aucun nom des parties : Diligence refuse de l'enregistrer tant qu'il en reste.
Avec l'IA : préparer et traduire un e-mail
- Dans le rédacteur, dépliez « Préparer avec l'IA ».
- Choisissez le « Type » : « Nouvelles au client », « Courrier au confrère », « Honoraires » ou « Libre ».
- Choisissez la « Langue », français ou néerlandais : celle du destinataire est proposée par défaut.
- Dites en quelques mots « Ce que vous voulez dire » (obligatoire pour « Libre »), puis cliquez sur « Préparer le brouillon ».
L'objet et le corps sont remplacés par un brouillon tiré du dossier (parties, dernières notes, échéances, documents, factures non soldées). Relisez-le et corrigez-le : rien ne part sans vous. « Revenir à mon texte » rétablit ce que vous aviez écrit avant.
« Traduire le message » traduit le corps du message vers le néerlandais ou le français (« Vers »), avec le glossaire juridique belge (conclusions → conclusie, citation → dagvaarding…). Relisez la traduction, puis « Remplacer le texte », « Copier » ou « Enregistrer en note ».