Confrères, e-mails et remplacementsAutres guides de cette rubrique
Vous ne pouvez pas être à l'audience : Diligence prépare la fiche que vous enverriez à votre remplaçant, avec ce que le dossier sait déjà (juridiction, salle, numéro de rôle, parties, conseil adverse).
- Dans le dossier, onglet « Synthèse », carte « Audiences », cliquez sur « Me faire remplacer ». Le même bouton figure dans le détail d'une audience de l'agenda.
- Choisissez le confrère dans vos contacts, ou créez-le. Son adresse e‑mail est demandée si la fiche n'en a pas.
- Cochez les objectifs (remise, fixation, calendrier de procédure, plaidoiries, autre) et écrivez vos consignes.
- Indiquez si vous le souhaitez l'honoraire convenu (forfait, horaire, à charge de revanche).
- Cochez les pièces à joindre, 40 Mo au plus, puis cliquez sur « Envoyer la fiche ».
Carnet des confrères : sur la fiche d'un confrère, le volet « Remplacements » note son tarif habituel, les juridictions et matières où il remplace et son contact rapide (« Inscrire au carnet des confrères », puis « Modifier »). Dans « Me faire remplacer », les confrères du carnet qui couvrent la juridiction de l'audience sont proposés au-dessus de la recherche, avec leur tarif ; en choisir un pré-remplit l'honoraire, signalé par « Tarif habituel de Me … · modifiable ». « Nouvelle substitution » pré-remplit de même l'honoraire du confrère mandant. Une valeur que vous avez saisie n'est jamais remplacée.
Le même volet montre l'historique avec ce confrère dans les deux sens (« Remplacements reçus », « Substitutions assurées ») et le solde de l'année choisie : nombre de remplacements dans chaque sens, montants facturés au confrère et encaissés, montants qui lui sont dus, revanches comptées à part. « Marquer réglé », dans « Remplacements reçus à régler », retire un remplacement de ce qui lui est dû.
La fiche d'audience en PDF est classée dans le dossier (dans le classeur « Audiences » s'il existe), puis part par e‑mail avec les pièces. Les réponses du confrère arrivent dans votre boîte, et vous recevez une copie. Si l'envoi échoue, la fiche reste classée : un nouvel essai la réutilise.
Lancer un appel à remplaçant : vous ne savez pas encore qui vous remplacera ? Dans « Me faire remplacer », « Lancer un appel à plusieurs confrères » envoie la même annonce à 30 confrères au plus. Les confrères du carnet qui couvrent la juridiction sont cochés d'office ; ajoutez-en depuis vos contacts ou par adresse e‑mail. Fixez l'échéance de réponse (par défaut la veille de l'audience à 18 h) et le mode : « Je choisis parmi les volontaires » ou « Le premier qui accepte ». Un associé active la fonction dans les réglages de l'espace, onglet « Général », « Appel à remplaçant ».
Chaque confrère reçoit un lien personnel, sans compte, vers une annonce anonymisée : date et heure, juridiction et chambre, objectifs, honoraire, échéance. Ni les parties, ni l'intitulé du dossier, ni le numéro de rôle. Il répond « Disponible » ou « Pas disponible », avec un message s'il le souhaite. Sur l'audience, le suivi montre chaque réponse ; « Retenir » choisit un volontaire, et les autres sont prévenus que le remplacement est pourvu. Le confrère retenu voit alors les parties et confirme n'avoir aucun conflit d'intérêts ; ensuite seulement, « Envoyer la fiche et les pièces » lui transmet la fiche comme ci-dessus. S'il déclare un conflit, le remplacement est annulé et vous pouvez relancer un appel.
Un appel ne reste pas ouvert sans que vous le sachiez. À mi-chemin de l'échéance, chaque confrère qui n'a pas répondu reçoit une seule relance, avec un nouveau lien ; l'ancien reste valable. Si l'audience a lieu dans moins de 48 heures et que personne ne s'est dit disponible, vous êtes alerté. « Élargir l'appel » ajoute des confrères à un appel ouvert : seuls les nouveaux reçoivent un lien, les premiers ne reçoivent rien, et l'échéance et l'honoraire ne changent pas. À l'échéance sans confrère retenu, l'appel passe « Expiré » : les liens n'acceptent plus de réponse, vous êtes notifié et une échéance « Trouver un remplaçant » apparaît dans le dossier, le jour de l'audience. Relancez alors un nouvel appel avec « Me faire remplacer ». Sur la fiche d'un confrère, le volet « Remplacements » compte les appels qu'il a reçus, acceptés et ceux où il a été retenu.
La bourse des remplacements
Quand la bourse est ouverte pour votre espace, la fenêtre d'appel propose « Publier aussi sur la bourse des remplacements ». Les autres avocats inscrits sur Diligence voient alors la juridiction, la date, la chambre, les objectifs, la matière et l'honoraire, jamais le dossier ni les parties. Un avocat qui clique sur « Je prends » devient volontaire : sa réponse s'ajoute au suivi de votre appel, comme celle d'un confrère invité.
- L'entrée « Bourse » de la barre latérale ouvre la « Bourse des remplacements » : les audiences à remplacer publiées par d'autres avocats, filtrées par juridiction (« Mes juridictions suivies », « Mon barreau » ou « Toutes les juridictions ») et par matière.
- « Mes juridictions suivies » : « Ajouter une juridiction », puis « Suivre » ; vous êtes notifié des nouvelles annonces de ces juridictions.
- « Signaler » une annonce qui pose problème : au troisième signalement par des espaces différents, l'annonce est retirée.
La bourse n'est pas encore ouverte à tous les espaces : l'entrée « Bourse » et la case de publication n'apparaissent que lorsqu'elle est allumée pour votre espace, ce qui ne se règle pas depuis les Réglages.
Dans l'autre sens, quand c'est vous qui remplacez un confrère : après l'audience, « Rédiger le compte rendu » figure sur la ligne de la substitution (menu « Substitutions ») et dans le détail de l'audience de l'agenda. Choisissez l'issue (remise, mise en continuation, fixation, plaidé, mis en délibéré, rayé, autre), la prochaine audience ou la date du prononcé selon le cas, un calendrier de procédure si un a été fixé, et vos remarques. « Enregistrer » garde un brouillon ; « Envoyer au confrère » envoie le PDF au confrère mandant, le classe dans son dossier « Substitutions » et passe la substitution en « Faite ». Une fois parti, le compte rendu ne se modifie plus.
Une demande de remplacement par audience. Quand vous envoyez directement la fiche à un confrère, sa réponse arrive par e‑mail : seul l'appel à plusieurs confrères suit les réponses dans Diligence. Le choix « Coût imputé » est noté, mais aucun débours n'est créé automatiquement.