Conservation des dossiers clos : échéance, prolongation et destruction

À la clôture, chaque dossier reçoit une date « Conservation jusqu'au … » : la date de clôture plus 10 ans, avec ses fondements en infobulle (responsabilité de l'avocat, anti-blanchiment, comptabilité). Passé ce délai, les données personnelles d'un dossier clos ne doivent plus être conservées sans motif (art. 5.1.e RGPD). Le suivi des échéances dépend de l'interrupteur « Conservation des dossiers clos » (Réglages › espace › Général, groupe « Dossiers et agenda »), éteint par défaut ; seul un associé l'allume, et seuls les associés prolongent ou détruisent.

Voir les dossiers échus

• Le mois de l'échéance, un rappel « Conservation » arrive dans « À traiter ».
• « Voir les dossiers échus », sous l'interrupteur, ouvre l'onglet « Conformité » des réglages de l'espace, section « Dossiers dont la conservation est échue » : chaque dossier y est « Échue depuis » tant de jours ou de mois, avec « Prolonger » et « Détruire ».
• Sans dossier échu, la section indique la date du prochain dossier clos à arriver à échéance.

Prolonger la conservation

1. Cliquez sur « Prolonger » en face du dossier.
2. Choisissez la date « Conservée jusqu'au » : au plus la date de clôture plus 30 ans.
3. Écrivez le « Motif » (de 3 à 500 caractères) : il est gardé avec la prolongation ; le journal ne note que la référence et les dates.

Détruire un dossier

1. Cliquez sur « Détruire » : la fenêtre « Détruire le dossier … ? » liste ce qui est « Supprimé » (pièces et fichiers, notes, messages, échéances, rendez-vous et parties) et ce qui est « Conservé » (factures, notes de crédit, paiements, compte de tiers, référence et en-tête anonymisé, pièces signées ou envoyées en recommandé).
2. Dans « Saisissez la référence pour confirmer », tapez la référence du dossier.
3. Cliquez sur « Détruire définitivement ».

Attention. La destruction est définitive : elle ne peut pas être annulée, même par un administrateur. Prolongez plutôt un dossier dont vous pourriez avoir besoin (litige en cours, demande d'un client).

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