La section Aide juridique : désignations, à encoder, clôtures et paiements

La section « Aide juridique » n'existe que dans les espaces où un associé a allumé l'interrupteur « Aide juridique sans facturation » (Réglages › espace › Général, groupe « Clients et aide juridique » ; voir « Dossiers BAJ : préparer l'encodage dans LAO ou la BJB-module »). Son entrée de menu se place « En tête, sous Ma journée » ou « Sous Dossiers », selon le réglage « Entrée « Aide juridique » du menu ». L'en-tête rappelle la valeur du point de l'année, avec sa source, et quatre onglets suivent : « À encoder », « Désignations », « Clôtures et rapports » et « Paiements ».

Désignations

• La bande d'indicateurs donne le nombre de désignations, les « points retenus » (dont ceux de déplacement), l'« estimation » (frais 20 % compris, sommes perçues déduites), les « prestations à encoder » et les dossiers « à clôturer ».
• « Ouvertes » montre les désignations en cours ; « Toutes » ajoute les dossiers clos.
• Le champ « N° de désignation, client ou dossier » retrouve une désignation par son numéro, même tapé sans tirets, ou par le nom du client ou du dossier.
• Chaque ligne donne le « N° de désignation » (« N° à compléter » s'il manque), « Client et dossier », la « Matière », l'« Aide » (« Totale » ou « Partielle »), les « Points », l'« État » (« À encoder · n », « Prête à clôturer », « Rapport déposé » ou « En cours ») et la date « Clôture avant le ». La colonne « Bureau » apparaît quand vos désignations viennent de plusieurs bureaux.
• « Nouveau dossier BAJ » ouvre la création d'un dossier, la case BAJ déjà cochée.

Nouvelle désignation

1. Ouvrez « Nouveau » › « Désignation BAJ » (touche N ; « Nouvelle désignation BAJ » dans la recherche ⌘ K), ou « Créer la désignation » depuis une demande d'aide juridique : la page « Nouvelle désignation » s'ouvre, pré-remplie d'après la demande s'il y en a une.
2. Renseignez le « N° de désignation » (texte libre, recherché tel quel), le « Bureau d'aide juridique » et la « Date de la désignation ». Une désignation pas encore reçue se crée avec « Pas encore reçue : désignation demandée le » et la « Date de la demande ».
3. Choisissez la « Matière » et l'« Aide » : en aide « Partielle », indiquez la « Provision demandée au client (€) » fixée par le bureau. Cochez « Aide accordée en urgence, à titre provisoire » si c'est le cas : la date fixée par le BAJ crée une échéance de rigueur « Produire les pièces au BAJ (aide provisoire) », qui apparaît dans Ma journée.
4. Complétez le « Client » et la « Partie adverse », et déposez au besoin le PDF de la désignation (« Pièce de désignation ») : il est rangé dans les pièces du dossier, sans lecture automatique.
5. Vérifiez « Ce qui sera créé », puis cliquez sur « Créer la désignation ». Tout se crée en une seule fois : rien n'est créé si une étape échoue.

• Si un client du même nom existe, « Rattacher à ce client » évite le doublon ; « Créer un nouveau contact » garde un contact à part.
• Un « Conflit d'intérêts possible » se vérifie avant la création. Pour lever le signalement, cochez la case de la partie concernée et motivez : le motif est consigné au registre.

À encoder

L'onglet « À encoder » réunit, désignation par désignation, les prestations à recopier dans LAO (barreaux francophones) ou la BJB-module (barreaux flamands). « Copier cette désignation » ou « Copier toutes les prestations » met les lignes au format de l'outil dans le presse-papiers ; collez-les, puis cliquez sur « Marquer encodée » pour une ligne ou « Tout marquer encodé » pour l'ensemble. Après confirmation, vous pouvez encore annuler juste après.

• Une ligne « Sans code » n'est jamais copiée : « Choisir le code » ouvre la nomenclature.
• Les déplacements sont gardés « Pour mémoire, non copié » : leurs points comptent dans l'estimation, mais ils ne se recopient pas.
• Si le navigateur refuse le presse-papiers, le texte s'affiche pour être copié à la main.

Clôtures et rapports

« Clôtures et rapports » liste les dossiers à clôturer, dont ceux à déposer avant la prochaine date de clôture, rangés en « Procédure terminée », « Rapports déposés », « Attente du paiement » et « Prescription » (cinq ans après la dernière prestation utile). Chaque dossier montre son « Contrôle BAJ » : « Prestations codées », « Encodées », « Justificatifs », « Indemnité de procédure », « Sommes reçues », « Relevé » et « Rapport déposé », chacun « fait » ou « à faire ». « Ouvrir le relevé », « Ouvrir À encoder » et « Ouvrir le dossier » mènent à ce qui manque.

• Les barreaux flamands clôturent au 15 juillet et au 31 décembre (Orde van Vlaamse Balies). Pour un barreau francophone, la date est celle de votre espace (30/06 par défaut), modifiable par « Régler ».
• Un dossier dont le bureau n'est rattaché à aucun barreau connu affiche « Bureau sans barreau connu » : « Choisir le barreau » donne sa date de clôture, qui n'est jamais devinée.
• La colonne de droite rappelle les dates de clôture, les échéances de contrôle ouvertes et les dossiers dont les pièces de revenus ont plus de deux mois.

Paiements

Les Ordres communiquent les points au 1er février, puis au 1er juillet s'il reste des crédits. L'onglet « Paiements » montre, liste par liste, l'« Attendu », le « Reçu » et l'« Écart ». « Enregistrer le paiement » note le « Montant reçu (€) », la date « Reçu le » et la « Référence de l'extrait », réparti « Selon les points » ou « Désignation par désignation ». « Importer l'export de la BJB-module » lit l'export Excel de la recherche de points, enregistré en CSV (séparateur point-virgule) : chaque ligne se rapproche par son n° BJB. Le rapprochement montre, par désignation, ce qui est « Payé » et ce qui n'est « Pas encore reçu ».

Astuce. Le bloc de fin d'année de « Paiements » (arriérés, ventilation, TVA) est décrit dans « Fin de mission BAJ : relevé, contrôle, décharge ou retrait, arriérés et TVA ».

Tous les articles