Le complément Outlook : classer un e-mail, saisir le temps, préparer la réponse

Le complément Outlook ajoute Diligence à Outlook sur le web, Windows et Mac. En lecture d'un e‑mail, « Classer dans Diligence » ouvre un volet avec les onglets « Classer », « Prestation » et, si l'espace l'autorise, « Répondre ». En rédaction, « Joindre une pièce Diligence » joint au message une pièce d'un dossier.

Installer le complément

1. Ouvrez « Réglages », section « Agenda et Outlook », puis « Complément Outlook », et cliquez sur « Télécharger le manifeste ».
2. Outlook sur le web : Paramètres, Gérer les compléments, Mes compléments, Ajouter un complément personnalisé, À partir d'un fichier.
3. Outlook pour Windows ou pour Mac : Accueil, Obtenir des compléments, Mes compléments, Ajouter à partir d'un fichier.
4. À la première ouverture, « Se connecter à Diligence » demande votre adresse e‑mail, votre mot de passe et, si elle est activée, le code de double authentification.

Astuce. Pour tout le cabinet, l'administrateur Microsoft 365 déploie le complément depuis le Centre d'administration, avec le même manifeste.

Classer un e-mail dans son dossier

1. Ouvrez l'e‑mail, puis « Classer dans Diligence ».
2. Le volet propose un dossier « suggéré d'après l'expéditeur et les parties ». Sinon, « Chercher un dossier » par son nom ou sa référence ; seuls les dossiers ouverts sont proposés.
3. Cliquez sur « Classer dans … » : le message et ses pièces jointes rejoignent les documents du dossier. Un programme en pièce jointe n'est pas repris.

Un e‑mail déjà classé l'indique (« Déjà classé dans … le … ») avec « Ouvrir le dossier ». Si le classement échoue, rien n'est enregistré : « Réessayer ».

Saisir une prestation

Onglet « Prestation » : indiquez la « Durée » (0,25 ou 15 min), le « Type » et le « Libellé », puis « Enregistrer la prestation ». Elle rejoint le temps du dossier ; « Voir les temps » l'ouvre dans Diligence.

Joindre une pièce du dossier

En rédigeant un message, cliquez sur « Joindre une pièce Diligence », choisissez le dossier, cochez les pièces, puis « Joindre ». Une pièce de plus de 25 Mo est trop lourde pour un e‑mail. Si l'ajout échoue, le message n'est pas modifié.

Préparer la réponse avec l'IA

L'onglet « Répondre » n'apparaît que si un associé a allumé « Réponses préparées par l'IA dans Outlook » (Réglages › espace › Général, groupe « Documents et intelligence artificielle », éteint par défaut) et que l'IA est activée pour l'espace (« Sécurité et données » ; voir « Activer l'IA dans un espace »). L'IA rédige une réponse à partir de l'e‑mail et du dossier ; c'est une proposition, à relire comme tout ce que Diligence marque « Proposé par l'IA » ailleurs.

1. Classez d'abord l'e‑mail dans son dossier : l'onglet « Répondre » apparaît alors.
2. Si vous le souhaitez, écrivez une « Consigne » (par exemple « accepter la date, refuser poliment »).
3. Cliquez sur « Préparer la réponse ». La réponse est rédigée en français ou en néerlandais, selon la langue de l'expéditeur ou du client (le volet l'indique), d'après les pièces, notes, échéances et e‑mails du dossier.
4. Sous « Preuves », chaque phrase renvoie à sa source : pièce et page, échéance, note, e‑mail ou texte officiel. Les « Phrases écartées faute de preuve » sont listées avec leur raison.
5. Le brouillon s'ouvre en réponse dans Outlook. Rien n'est envoyé : relisez-le avant d'envoyer. Si votre version d'Outlook ne peut pas l'ouvrir, « Copier le brouillon ».

• Si aucune phrase n'a pu être prouvée par le dossier, rien n'est ouvert : précisez la consigne ou ajoutez la pièce manquante au dossier.
• Pour un e‑mail très long, seul son début (où se trouve le dernier message) est utilisé.
• Un dossier clos doit être rouvert dans Diligence ; les limites d'IA de votre licence s'appliquent.
• Après la réponse, « Ajouter une prestation ? » propose « Rédaction d'un e‑mail », avec l'objet en libellé.

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